Gestion des Entreprises
Organisez et gérez les entreprises pour les opérations multi-locataires, le suivi des clients et la structure organisationnelle
Aperçu
Les entreprises fournissent une structure organisationnelle pour gérer plusieurs clients, locataires ou entités commerciales au sein d'une seule installation LEXOH. Chaque entreprise peut avoir ses propres clients, cartes d'accès, véhicules et paramètres opérationnels.
Fonctionnalités Clés :
- Support Multi-Locataires : Gérez plusieurs organisations dans un seul système
- Ségrégation des Données : Gardez les données des entreprises séparées et organisées
- Gestion des Clients : Suivez les clients et leurs activités par entreprise
- Contrôle du Statut : Activez ou désactivez les entreprises selon les besoins
- Structure Simple : Configuration minimale pour une configuration rapide
Voir les Entreprises
Accédez à la liste des entreprises depuis Paramètres → Entreprises. Le tableau affiche toutes les entreprises configurées avec leurs informations clés.
Colonnes de la Liste des Entreprises
- Nom : Nom ou identifiant de l'entreprise
- Description : Détails optionnels sur l'entreprise
- Statut : Indicateur Actif (vert) ou Inactif (rouge)
- Date de Création : Date d'ajout de l'entreprise au système
- Actions : Options de modification et de suppression
Fonctionnalité de Recherche
Utilisez la barre de recherche pour trouver rapidement les entreprises par nom ou description. Les résultats se filtrent en temps réel pendant que vous tapez, ce qui facilite la localisation d'entreprises spécifiques dans les grandes installations.
Gestion de la Liste
- Actualiser : Cliquez sur le bouton d'actualisation pour recharger la liste des entreprises
- Ajouter une Entreprise : Bouton bleu en haut à droite pour créer de nouvelles entreprises
- Tri : Cliquez sur les en-têtes de colonnes pour trier par nom ou date de création
Créer des Entreprises
Cliquez sur le bouton "Ajouter une Entreprise" dans le coin supérieur droit pour créer un nouvel enregistrement d'entreprise.
Informations Requises
- Nom : Nom de l'entreprise (champ obligatoire)
- Description : Informations supplémentaires optionnelles
- Statut : Actif ou Inactif (par défaut Actif)
Création Étape par Étape
- Cliquez sur le bouton "Ajouter une Entreprise"
- Entrez le nom de l'entreprise dans le champ Nom
- Ajoutez éventuellement une description avec des détails sur l'entreprise
- Définissez le statut sur Actif (ou Inactif si pas prêt à utiliser)
- Cliquez sur "Ajouter" pour enregistrer l'entreprise
- La nouvelle entreprise apparaît immédiatement dans la liste
Configuration Rapide
Les entreprises sont conçues pour une configuration rapide avec un minimum d'informations requises. Vous n'avez besoin que d'un nom pour créer une entreprise - tous les autres champs sont facultatifs. Cela vous permet de :
- Créer rapidement des enregistrements d'entreprises lors de la configuration initiale du système
- Ajouter des entreprises à la volée lors de l'intégration de nouveaux clients
- Mettre à jour les descriptions et les détails plus tard selon les besoins
Configuration de l'Entreprise
Configurez les propriétés de l'entreprise pour organiser et identifier vos organisations clientes.
Nom
Le nom de l'entreprise est l'identifiant principal utilisé dans tout le système. Choisissez des noms clairs et reconnaissables qui ont du sens pour votre personnel et apparaissent professionnels dans les rapports.
Exemples de Dénomination :
- Noms de Bâtiments : "Tour A", "Immeuble de Bureaux Principal", "Campus Ouest"
- Noms de Clients : "ABC Corporation", "Smith Properties", "Centre Commercial Downtown"
- Noms de Lieux : "123 Rue Principale", "Complexe Aéroportuaire", "District du Port"
- Noms Internes : "Division de Gestion Immobilière", "Services Résidentiels"
Description
Le champ de description fournit un espace pour un contexte supplémentaire sur l'entreprise. Utilisez ce champ pour documenter :
- Informations de contact pour l'entreprise
- Adresse physique ou détails de localisation
- Informations de contrat ou numéros d'identification client
- Notes spéciales sur les exigences de service
- Gestionnaire de compte ou contact principal
- Informations de facturation ou conditions de paiement
Le champ de description prend en charge plusieurs lignes, vous permettant de formater les informations clairement pour une référence facile.
Statut
Contrôlez si l'entreprise est active ou inactive dans le système :
- Actif : L'entreprise est opérationnelle et peut être affectée aux clients et cartes d'accès
- Inactif : L'entreprise est désactivée ; utile pour :
- Contrats résiliés ou comptes fermés
- Opérations saisonnières pendant la morte-saison
- Entreprises en cours de configuration mais pas prêtes à l'emploi
- Enregistrements historiques que vous souhaitez conserver mais ne pas utiliser activement
Gérer les Entreprises
Maintenez et mettez à jour les enregistrements d'entreprises au fur et à mesure de l'évolution de vos besoins commerciaux.
Modifier les Entreprises
- Localisez l'entreprise dans la liste
- Cliquez sur l'icône de modification (crayon) dans la colonne Actions
- Mettez à jour les champs selon les besoins
- Cliquez sur "Enregistrer" pour appliquer les modifications
Raisons courantes de modifier une entreprise :
- Changement de nom de l'entreprise ou rebranding
- Mettre à jour les informations de contact dans la description
- Changer le statut en Actif/Inactif
- Ajouter des notes ou de la documentation supplémentaires
Supprimer des Entreprises
Cliquez sur l'icône de suppression (poubelle) pour retirer une entreprise du système. Une boîte de dialogue de confirmation apparaîtra pour éviter une suppression accidentelle.
Gestion en Masse
Pour les opérations à grande échelle avec de nombreuses entreprises :
- Utilisez la fonction de recherche pour filtrer les entreprises avant d'effectuer des modifications
- Créez des entreprises par lots lors de la configuration initiale
- Exportez les données d'entreprise pour la sauvegarde ou l'analyse
- Examinez périodiquement les entreprises inactives pour le nettoyage
Cas d'Usage
Découvrez comment différentes organisations utilisent les entreprises pour structurer leur installation LEXOH.
Gestion Immobilière Multi-Bâtiments
Scénario : Une société de gestion immobilière exploite le stationnement de 10 immeubles de bureaux
Configuration : Créez une entreprise par immeuble
Avantages :
- Listes de clients séparées par immeuble
- Rapports et facturation spécifiques aux immeubles
- Facile d'identifier à quel immeuble appartient un client
- Possibilité de désactiver les immeubles pendant les rénovations
Suivi des Clients Fournisseur de Services
Scénario : Un fournisseur de services de gestion de stationnement dessert plusieurs organisations clientes
Configuration : Créez une entreprise par client
Avantages :
- Ségréguer les données et la facturation des clients
- Générer des rapports spécifiques aux clients
- Suivre les niveaux de service par client
- Gérer les contrats clients de manière indépendante
Départements Universitaires
Scénario : Une université gère le stationnement pour différents départements et facultés
Configuration : Créez des entreprises pour chaque département (Ingénierie, Médical, Administration, etc.)
Avantages :
- Allocations de stationnement au niveau des départements
- Suivi budgétaire par département
- Organisation du corps professoral et du personnel
- Gestion simplifiée des permis
Bâtiments de Complexe Résidentiel
Scénario : Grand complexe résidentiel avec plusieurs tours et structures de stationnement
Configuration : Créez des entreprises pour chaque tour ou bâtiment
Avantages :
- Organisation des résidents par bâtiment
- Règles d'accès spécifiques aux bâtiments
- Rapports Strata ou HOA par bâtiment
- Gestion du stationnement visiteurs par tour
Meilleures Pratiques
Suivez ces directives pour une gestion efficace des entreprises et une organisation des données.
Conventions de Dénomination
- ✅ Utilisez des modèles de dénomination cohérents et clairs pour toutes les entreprises
- ✅ Incluez l'emplacement ou les numéros de bâtiment si vous gérez plusieurs sites
- ✅ Gardez les noms concis mais descriptifs (évitez les abréviations excessives)
- ✅ Utilisez la capitalisation appropriée et évitez tout en majuscules ou tout en minuscules
- ✅ Envisagez des préfixes alphabétiques ou numériques pour un tri facile
Stratégie d'Organisation
- ✅ Planifiez votre structure d'entreprise avant de créer des enregistrements
- ✅ Documentez votre logique organisationnelle (par bâtiment, par client, par département, etc.)
- ✅ Gardez la structure simple - évitez de trop compliquer avec trop d'entreprises
- ✅ Utilisez les descriptions pour ajouter du contexte qui ne rentre pas dans le nom
- ✅ Examinez et nettoyez la liste des entreprises tous les trimestres
Gestion des Données
- ✅ Créez des entreprises avant d'ajouter des clients pour garantir une affectation appropriée
- ✅ Définissez le statut sur Inactif plutôt que de supprimer pour préserver l'historique
- ✅ Maintenez à jour les informations de contact dans les descriptions
- ✅ Utilisez la fonction de recherche pour vérifier qu'une entreprise n'existe pas déjà avant de créer des doublons
- ✅ Sauvegardez régulièrement les données d'entreprise dans le cadre de votre routine de sauvegarde du système
Erreurs Courantes à Éviter
- ❌ Créer trop d'entreprises - conduit à la confusion et à une surcharge de gestion
- ❌ Utiliser des conventions de dénomination incohérentes - rend la recherche difficile
- ❌ Laisser les descriptions vides - occasion manquée de documenter des informations importantes
- ❌ Créer des entreprises en double avec des noms légèrement différents
- ❌ Supprimer les entreprises au lieu de les désactiver - perd le contexte historique
- ❌ Ne pas planifier la structure de l'entreprise avant la configuration - cause un travail de réorganisation ultérieur
Calendrier de Maintenance
Établissez une routine de maintenance régulière :
- Hebdomadaire : Examinez les nouvelles ajouts d'entreprises pour la cohérence de dénomination
- Mensuel : Vérifiez les entreprises qui devraient être désactivées
- Trimestriel : Examinez toutes les entreprises, mettez à jour les descriptions, vérifiez les informations de contact
- Annuel : Archivez ou supprimez les entreprises qui ne sont plus pertinentes
- Toutes les entreprises ont des noms clairs et descriptifs
- Aucun enregistrement d'entreprise en double ou redondant
- Les descriptions contiennent des informations de contact et de localisation pertinentes
- Le statut Actif vs Inactif reflète avec précision les opérations actuelles
- Le personnel peut facilement trouver et identifier les entreprises dans la liste
- La structure de l'entreprise prend en charge vos besoins de rapports et de facturation
